Behåll er personal längre och bygg långsiktigt engagemang med preboarding och stayboarding.

Att rekrytera toppkandidater är bara början – den verkliga utmaningen är att få dem att känna sig engagerade och vilja stanna kvar. Två nyckelbegrepp för att lyckas med detta är preboarding (tiden mellan det att anställningsavtalet skrivits under och första arbetsdagen) och stayboarding (fortsatt onboarding och engagemang även efter att den formella introduktionen är klar).

I den här artikeln förklarar vi varför det lönar sig för både nyanställda och HR-avdelningar att investera i preboarding och stayboarding, hur dessa insatser påverkar engagemang och retention (kvarhållande av personal), samt bjuder på konkreta exempel och tips. En läsvänlig men lagom formell ton utlovas – med fakta och insikter från aktuella studier och branschrapporter som stöd.

Preboarding – första steget mot engagemang

Vad är preboarding? 

Preboarding avser perioden efter att kandidaten tackat ja till jobbet men innan första dagen på plats. Det handlar om att hålla kontakten och förbereda den nya medarbetaren så att hen känner sig välkommen, informerad och entusiastisk när startdagen väl kommer. Tyvärr är det vanligt att arbetsgivare blir passiva under denna period – något som kan leda till osäkerhet hos kandidaten. Faktum är att nyanställda ofta är som mest exalterade precis när de accepterat ett jobberbjudande. Om arbetsgivaren då inte hör av sig kan entusiasmen svalna och ersättas av nervositet eller tvivel. I värsta fall tackar kandidaten ja till ett annat erbjudande under väntetiden. En studie visar att 67% av arbetsgivare har upplevt att över 10% av deras nyanställda aldrig dök upp på dag ett (“drop-off” innan start) – många gånger för att kandidaten valde en annan arbetsgivare som faktiskt ägnade tid åt preboarding.

Varför är preboarding viktigt? 

En effektiv preboarding skapar en win-win för både medarbetaren och arbetsgivaren. För den nyanställde innebär det mindre ovisshet och en känsla av att redan vara del av teamet. För arbetsgivaren innebär det att den nya talangen blir produktiv snabbare och är mer benägen att stanna kvar. Studier indikerar att en stark preboarding-process kan öka sannolikheten att nyanställda stannar kvar under första året med upp till 82%. Preboarding fyller alltså den kritiska funktionen att bygga en relation och trygghet innan första dagen – något som lägger grunden för en framgångsrik onboarding. Det kan i sin tur dramatiskt minska risken för avhopp och “no-shows” (personer som inte dyker upp trots signerat kontrakt). Kort sagt: preboarding hjälper till att bevara den entusiasm som fanns vid kontraktskrivandet och kanaliserar den till engagemang på dag ett.

Preboarding gynnar alla parter:

• För den nyanställde: Det minskar stress och osäkerhet inför nya jobbet. Medarbetaren känner sig välkomnad, förberedd och uppskattad, vilket ökar självförtroendet. Hen hinner dessutom lära känna företaget och teamet i förväg, så första dagen blir mindre omtumlande.

  
  

• För arbetsgivaren: Det ökar chansen att den nyanställda faktiskt dyker upp och förblir motiverad. Företaget kan snabbare nå “time to productivity” – nyanställda som preboardats ordentligt kommer in i rollen fortare. Dessutom lägger preboarding grunden för längre anställningar; exempelvis fann IBM att preboarding-insatser kan höja retention under första året med upp till 80%. Att behålla en ny medarbetare är guld värt, inte minst ekonomiskt – att behöva ersätta en person som slutar tidigt kan kosta upp till 6–9 månaders lön i rekrytering och upplärning.

  
  

Tips för en lyckad preboarding

Så hur gör man rent konkret för att preboarda en nyanställd? Här följer några beprövade tips:

• Håll kontakten fram till start: Ha regelbunden kontakt från att avtalet är påskrivet fram till första dagen. Enkla gester – som att skicka en personlig välkomsthälsning eller kanske ett litet välkomstpaket hem – får den nyanställda att känna sig uppskattad och som en del av teamet redan innan start. Även ett mejl från närmaste chefen eller ett telefonsamtal för att säga “Vi ser fram emot att du börjar!” gör stor skillnad för engagemanget.

  
  

• Ge praktisk info i förväg: Hjälp den nya medarbetaren att känna sig förberedd genom att skicka nödvändig information i lagom doser innan första dagen. Det kan vara ett schema för introduktionsveckan, klädkod på kontoret, parkeringstillstånd, inloggningsuppgifter eller vad hen bör ha med sig första dagen. På så sätt slipper nyanställda känna sig osäkra på praktiska detaljer och kan istället fokusera på att komma in i jobbet.

  
  

• Förbered det administrativa digitalt: Utnyttja tiden innan start till att låta nyanställda fylla i formulär, kontrakt och andra HR-dokument online. Skicka gärna vänliga påminnelser om att till exempel skicka in bankuppgifter eller signera policydokument i god tid. Genom att få undan pappersarbetet före dag ett slipper ni att första arbetsdagen ägnas åt en bunt formulär – istället kan ni fokusera på en varm välkomstintroduktion.

  
  

• Dela med er av kultur och kollegor: Ge den nyanställda en försmak av företagets kultur och låt hen möta teamet redan innan start. Kanske kan ni bjuda in till företagets Slack-kanal eller ett digitalt fikamöte med närmaste kollegorna. Att “träffa” teamet och chefen elektroniskt gör att personen känner igen några ansikten dag ett och direkt känner sig mindre som en främling. Skicka också gärna ut läsning om företagets värderingar, historier om kultur och teamets interna nyhetsbrev – det hjälper nyanställda att börja känna tillhörighet och förstå “hur vi gör saker här” på företaget.

  
  

• Uppmuntra frågor och reducera oro: Var tydlig med att den nyanställda när som helst får höra av sig med frågor – inga funderingar är för små. Kanske undrar man över klädkoden, lunchrutiner eller något i anställningsavtalet. Se till att snabbt svara på frågor via mejl eller telefon, eller överväg att erbjuda en mer informell kanal som SMS eller chatt för snabba svar. När nya medarbetare upplever att det är lätt att få svar redan innan start minskar risken att de grubblar i tysthet eller känner sig osäkra. Att få undan sådana frågetecken skapar trygghet och bygger en relation av förtroende från dag ett.

  
  

Genom att följa dessa steg i preboarding-processen visar du den nyanställda att hen är viktig för företaget – redan innan första arbetsdagen. Det lägger en stabil grund av engagemang som ni kan bygga vidare på under onBoarding och långt därefter.

Stayboarding – behåll engagemanget över tid

Om preboarding handlar om att skapa engagemang innan första dagen, så handlar stayboarding om att upprätthålla och vidareutveckla engagemanget efter att den formella onboardingen är klar. Ofta tänker man på onboarding som något som händer under första veckan eller månaden på jobbet, men sanningen är att introduktionen borde fortsätta långt därefter. Nya medarbetare lär sig successivt mer under hela första året – de första 30 dagarna är bara början på en integrations- och läroperiod som kan sträcka sig över 6–12 månader. Stayboarding innebär att HR och chefer fortsätter stötta, följa upp och utveckla medarbetaren kontinuerligt, så att inte engagemangskurvan dalar efter “smekmånaden”.

Varför behövs stayboarding? 

Precis som preboarding fyller en viktig funktion innan start, fyller stayboarding en kritisk funktion efter den initiala introduktionen. Utan fortsatt uppmärksamhet är risken att medarbetarens entusiasm falnar med tiden. Studier visar att upp till 20% av personalomsättningen sker redan under de första 45 dagarna på jobbet – många nyanställda väljer alltså att sluta inom en eller två månader om de inte trivs eller får rätt stöd. Och personalomsättningen fortsätter att vara hög det första året: enligt SHRM sker så mycket som 50% av all omsättning inom de första 18 anställningsmånaderna. Orsaken? Bristande integration, avsaknad av utvecklingsmöjligheter eller att verkligheten inte levde upp till det som utlovades under rekryteringen. Med andra ord: arbetet är inte klart bara för att provanställningen är över eller introduktionspärmen är genomläst. För att behålla talangerna måste företaget visa att engagemanget för medarbetaren fortsätter även efter onboardingens slut.

Stayboarding för medarbetare och arbetsgivare:

• För medarbetaren: Stayboarding innebär att medarbetaren känner att arbetsgivaren bryr sig om deras fortsatta utveckling och trivsel. Det skapar en känsla av långsiktig trygghet och motivation – man känner sig sedd, hörd och värdefull även när man inte längre är “ny på jobbet”. Möjlighet till kompetensutveckling, mentorskap och regelbunden feedback gör att medarbetaren ser en framtid inom företaget och inte stagnerar. Hela 94% av anställda säger att de skulle stanna längre hos en arbetsgivare om denne investerar i deras karriärutveckling. Med andra ord, när medarbetare känner att de får växa och lära sig i rollen, ökar deras lojalitet markant.

  
  

• För arbetsgivaren: Stayboarding leder till högre engagemang, bättre prestationer och ökad lojalitet bland personalen. Företaget får behålla kompetensen längre och slipper de höga kostnaderna för tidiga avhopp. Organisationer som satsar på en lärandekultur och kontinuerlig utveckling ser faktiskt väsentligt bättre retention – en undersökning visade att företag med stark lärandekultur har ungefär dubbelt så hög kvarhållandegrad av anställda jämfört med de med svag lärandekultur (57% vs 27% retention). Dessutom rapporteras upp till 34% högre faktisk retention hos företag som erbjuder karriärutvecklingsmöjligheter, jämfört med de som inte gör det. Att fortsätta engagera sina medarbetare lönar sig alltså direkt i form av färre som säger upp sig. I förlängningen bidrar det också till ett starkare arbetsgivarvarumärke – medarbetare som trivs och utvecklas blir ambassadörer för företaget.

  
  

Tips för fortsatt engagemang (stayboarding)

Hur kan man då rent praktiskt arbeta med stayboarding? Här är några strategier för chefer och HR att överväga efter att den första onboarding-perioden är avklarad:

• Fortsätt med regelbundna check-ins: Se till att chefer inte “släpper taget” om den nyanställda så snart introduktionsveckorna är över. Planera in kontinuerliga avstämningar, t.ex. veckovisa eller månatliga one-to-one-samtal under första året. Syftet är att höra hur medarbetaren mår, om det finns några hinder eller oklarheter, och att ge löpande feedback. Genom att ha en stående dialog signalerar ni att medarbetarens framsteg är viktiga och att ni är redo att hjälpa till om något skaver. Dessa samtal ger också utrymme att fånga upp eventuella tecken på tidig otrygghet eller missnöje – innan de växer sig stora.

  
  

• Skapa en utvecklingsplan tidigt: Under de första månaderna, när medarbetaren lärt känna sin roll, bör chefen tillsammans med medarbetaren sätta upp en individuell utvecklings- eller karriärplan. Identifiera vilka färdigheter personen vill och behöver utveckla och vilka möjligheter som finns inom organisationen. Erbjud sedan konkreta steg – som kurser, certifieringar, projektrotation eller mentorskap – för att stötta dessa mål. När anställda ser en tydlig väg framåt och att företaget aktivt investerar i deras utveckling, ökar både engagemang och lojalitet. (Det är ingen slump att så många som 94% skulle stanna längre om de får utvecklas, som nämnt ovan!) Att implementera en lärandekultur är kanske det mest effektiva retention-greppet ett företag kan göra.

  
  

• Genomför “stay-intervjuer”: Vänta inte tills exitintervjun med att fråga hur medarbetaren egentligen trivs. Inför stay-intervjuer, d.v.s. strukturerade samtal med befintliga anställda där fokus är: “Vad får dig att vilja stanna hos oss, och vad kan förbättras för att du ska trivas ännu bättre?” Sådana intervjuer ger ovärderlig insikt i vad era medarbetare värdesätter och vad som eventuellt skaver. Genom att agera på feedbacken (t.ex. justera arbetsbelastning, erbjuda flexibilitet eller utvecklingsmöjligheter) visar ni att ni lyssnar och bryr er. Detta ökar chansen att talangerna väljer att stanna kvar.

  
  

• Fira milstolpar och ge erkännande: Glöm inte att uppmärksamma den nyanställdes framsteg även efter att “ny på jobbet”-stämpeln bleknat. Fira när hen avslutar sitt första projekt, klarar av sex månader på företaget, eller gör något extra bra. Regelbunden positiv feedback och erkännande för väl utfört arbete är bränsle för engagemanget. Det behöver inte vara storslaget – en uppskattande kommentar på mötet, ett inlägg på intranätet eller en fika för att fira första halvåret kan räcka långt. Känner medarbetare att deras bidrag syns och uppskattas, ökar deras motivation att stanna kvar och fortsätta göra ett bra jobb.

  
  

• Fördjupa integrationen i företagskulturen: Efter onboardingens slut är det viktigt att medarbetaren fortsätter känna sig som en naturlig del av gemenskapen. Uppmuntra deltagande i sociala aktiviteter, frivilliga projektgrupper eller företagsövergripande initiativ. Tilldela gärna en mentor eller fadder som följer med även efter första månaderna – någon att bolla frågor med och som introducerar personen för olika nätverk inom företaget. En inkluderande kultur där alla känner sig delaktiga och omhändertagna är en kultur där folk vill stanna. Målet är att ingen ska känna sig som en outsider i längden. Visa att ni bryr er om era anställda genom kontinuerliga förmåner och initiativ för välmående, och genom att löpande kommunicera hur varje individ bidrar till helheten. När medarbetare känner genuin tillhörighet och att arbetsgivaren månar om dem kommer engagemanget naturligt på köpet.

  
  

Sammanfattning

Preboarding och stayboarding är investeringar som lönar sig. 

Genom att skapa en bra upplevelse redan innan första dagen och fortsätta vårda medarbetarens engagemang långt efter introduktionen, bygger ni grunden för långsiktig framgång – både för individen och organisationen. Preboarding hjälper nya medarbetare att känna sig välkomna, förberedda och motiverade från dag ett, vilket leder till högre engagemang och snabbare produktivitet. Stayboarding säkerställer att detta engagemang inte falnar; genom kontinuerlig uppföljning, utveckling och dialog känner sig anställda värdefulla och sedda under hela sin resa i företaget. Resultatet av dessa insatser syns tydligt i statistiken: bättre trivsel, högre medarbetarlojalitet och betydligt lägre personalomsättning.

För HR-chefer innebär det att färre rekryteringar behöver göras och att organisationen behåller viktig kompetens. För medarbetarna innebär det en arbetsplats där de kan växa, bidra och trivas långsiktigt.

Att bygga långsiktigt engagemang är inget som sker av sig självt – det kräver medvetet arbete före, under och efter den formella onboardingperioden. Genom att integrera preboarding och stayboarding i er HR-strategi visar ni att varje anställd är en långsiktig investering. Det skapar i sin tur en positiv spiral: engagerade medarbetare stannar längre och bidrar mer, vilket stärker företagskulturen och resultatet. Så oavsett om du är en nybliven medarbetare eller HR-ansvarig – satsa på preboarding och stayboarding. Båda parter har allt att vinna på ett långsiktigt, hållbart engagemang.

Behöver ni inte bara hitta – utan också behålla rätt person?

Hos ToppTalang matchar vi inte bara rätt kandidat till rätt roll – vi hjälper er att bygga långsiktiga relationer.

Vår process inkluderar stöd med introduktion, preboarding och uppföljning – så att er investering verkligen bär frukt.

📩 Kontakta oss på rekrytering@topptalang.com

📅 Eller boka ett möte direkt i vår digitala kalender på https://www.topptalang.com/boka-tid

Rätt person. Rätt start. Rätt framtid.

Med ToppTalang som partner får ni mer än en rekrytering – ni får ett helhetsgrepp.